國際買主抵達展場，第一分鐘能不能找到路

重點摘錄｜國際買主抵達展場的第一分鐘，應清楚知道去哪裡、拿出什麼、遇到問題找誰。

香港旅遊發展局將提升商務活動旅客體驗納入 MICE 策略。城市花力氣把國際買主帶到會場，主辦方就應讓入場流程接住這份期待。

買主接待先解決抵達後的資訊需求

國際買主對展會的期待，通常不是單純逛攤位，而是在有限時間內找到合作機會。買主從機場、飯店到展場的行程可能已排滿，抵達後若仍要花十分鐘尋找正確入口，對活動價值的感受會立刻下降。這不是高級服務的附加項，而是主辦方承諾「促成商務交流」的第一個可驗證環節。入口資訊需要在行前郵件、場館外部標示與現場人員說法之間保持一致。

四個入口名稱，如何避免讓人走錯？

一位海外買主走進陌生展館，眼前同時有一般觀眾、參展商、媒體與貴賓四個入口。他可能拿著英文邀請函，卻看見只有中文的指示牌；客服又請他回到另一個樓層。每一次折返都不一定會形成正式客訴，但可能讓第一場媒合遲到。若先在行前信件放入入口照片、交通出口與地圖，現場再使用可辨識的圖示和多語協助點，賓客不需開口求救就能找到路。

漢品觀察：入口標示至少回答三件事：去哪裡報到、需要出示什麼、資料有誤找誰。這些文字應在會前通知與現場指示使用同樣名稱，避免賓客在最後一段路失去方向。

可套用的行前通知三行範例

設計買主動線時，先實地從捷運站、停車場與接駁車下車點走到報到台，記錄每個轉彎處是否有人或標示。讓一位不熟悉場館的人測試，比會議室裡看平面圖更有用。買主入口可以快，但不能讓其他訪客看不懂規則；若需要資格核驗，應事先說明要出示什麼文件，以及名單不符時由誰協助。活動當天每小時記錄尋路詢問數與入口尖峰，作為下一次指引改善的依據。

國際買主不一定讀完長篇行前信。把入口資訊濃縮成三行：入口位置與地圖、應出示的憑證、例外求助方式。現場標示與郵件用完全相同的名稱，再讓一位第一次到場的人走一遍；若他仍需問路，就應修文案或調整指示位置。

第一分鐘是指引目標，並非通關承諾

不要把「第一分鐘」理解成每位買主都必須在六十秒內入場的承諾。不同展會的場館、安檢與權限需求不同；真正要檢查的是賓客在第一分鐘能否知道自己應往哪裡走、遇到問題能找誰。若對外發布改善成果，必須說明是問卷感受、現場觀察還是實際計時，避免把三種證據混用。

漢品觀點｜國際買主抵達展場的第一分鐘，應清楚知道去哪裡、拿出什麼、遇到問題找誰。

從車站走到報到台，驗證每個轉彎

帶回現場：把「去哪裡、出示什麼、資料錯了找誰」寫進會前通知與入口標示，並讓名稱完全一致。

買主服務也需要節制資料蒐集。主辦方只需取得媒合、權限與接待必要資訊，無須因為想做精準分析而要求過多個人資料。可把匿名化的尋路問題整理成常見問答，回饋給下一場活動的行前通知與場館動線。不同語言的指示牌也不必把每句話完整翻譯成多種文字；方向、樓層、入口名稱與求助方式最值得優先處理。讓第一次到場的人從站外走一次，比在辦公室裡討論標示美感更快發現缺口。

資料來源：香港旅遊發展局｜2024/25 年報。延伸閱讀：漢品報到系統整合服務。圖片為 AI 生成的情境示意，非所述活動紀實。

可提供場地圖、接駁安排與買主票種，向漢品討論快速核驗及協助櫃台的位置，讓行前通知與現場安排一致。

延伸閱讀：報到流程規劃；聯絡漢品，討論活動需求。