智慧會展不是買設備：臺灣政策給主辦方的提醒

重點摘錄｜會展科技值得投資，但成果必須用明確的現場問題與前後一致的指標來驗證。

臺灣國際貿易署的會展科技計畫重視數位服務的實證應用。對主辦方來說，「用了科技」不是成果；技術是否解決現場反覆發生的問題，才值得報告。

採購會展科技前，先寫出現場問題

臺灣智慧會展政策的價值，不只在展示最新設備，也在提醒產業把資料與服務接起來。主辦方在參觀技術展示時，最容易被螢幕、機器與特效吸引；但活動真正的成本常藏在資料重複輸入、現場臨時更正與工作人員找不到決策依據。這些問題未必會因為增加一台設備自動消失。評估智慧化應先把問題寫成可測量的句子，例如「講者臨時改場後，所有入口多久能同步？」

名單版本不同，設備再快也會卡關

一場論壇的報名名單若散在表單、客服信箱和贊助商提供的試算表，前台再漂亮，也可能印錯識別證。當賓客到場，接待人員必須在多個檔案間尋找最新版本，排隊於是被資料治理拖長。相反地，若主辦方先定義唯一的名單來源、欄位負責人與更新截止時間，現場甚至不需要複雜設備，也能讓來賓感受到順暢。技術應把已整理好的流程放大，而不是替混亂流程加上發光的外殼。

漢品觀察：先選一個可觀察的場景，例如開場尖峰的等待、資料查找或分場資格確認，再決定流程與設備。活動後保留基準與結果，比抽象宣稱「效率提升」更有說服力。

報到系統驗收的五個測試情境

一個實用的測試方法是從「失敗路徑」開始。請工作人員模擬姓名不符、票種升級、講者遲到、同一張票重複掃描，記下每種情況由誰判斷、是否留下紀錄、能否同步到相關入口。接著再比較不同方案在尖峰時段的處理能力，以及停電或網路中斷時是否能恢復。採購表可以保留設備規格，但決策會議應先看流程演練結果。

以「查找一筆資料」為例，先量測人工流程的平均時間與常見錯誤，再導入新的查找方式；活動後採同樣方法記錄。若有多個入口，還須區分高峰與離峰。這樣才能辨認改善來自技術、現場人力，還是賓客量本來就較少。

效率改善要使用一致的比較方法

智慧會展的成果不宜只用「使用 AI」或「導入自助機」描述。若要對外分享，請說明活動類型、參與規模、測量期間及舊流程的基準。若沒有基準，就不要聲稱效率提高多少百分比。臺灣政策資料是產業方向的來源，現場改善效果必須由主辦方自己的紀錄支持，兩者不能互相代替。

漢品觀點｜會展科技值得投資，但成果必須用明確的現場問題與前後一致的指標來驗證。

讓接待人員參與方案評估

帶回現場：選一個現場痛點，記錄導入前後的處理時間或錯誤類型。若沒有基準，就不要寫出沒有證據的效率百分比。

主辦方也應預留不使用手機的人、資料需要人工核對的人，以及第一次到場的外籍賓客。真正智慧的系統不會把所有人逼進同一個數位通道，而是讓簡單案例快速通過，把人工時間留給複雜需求。這樣做既改善體驗，也讓工作人員更能掌握現場。在決策會議中，可請供應商用同一份測試名單展示流程，避免各家只挑自己最擅長的畫面比較。讓第一線接待人員參與評估，通常比只由採購部門看簡報更能找出現場風險。

資料來源：經濟部國際貿易署｜推動會展科技力。延伸閱讀：漢品報到系統整合服務。圖片為 AI 生成的情境示意，非所述活動紀實。

詢價時可附上這份情境表，請漢品依活動人數、場地網路和票種，討論適合的測試與備援配置。

延伸閱讀：報到系統選擇重點；聯絡漢品，討論活動需求。