智慧會議全方位解決方案:報到系統、活動網站、設備租賃

前言:數位化會議的必然需求

在大型會議、醫學研討會、企業年會或商業公會尾牙中,主辦單位最常遇到的挑戰包括:

報到排隊過久 → 造成參與者體驗不佳
活動網站資訊不完整 → 降低品牌專業度
設備一次性採購成本高 → 增加短期財務壓力

漢品資訊專注於 報名與報到系統、活動宣傳網站建置、設備租賃,提供一站式解決方案,讓活動從線上到現場都能高效、專業又永續。

報名與報到系統:快速、穩定、零紙本

核心功能

線上報名表單:支援會員價 / 非會員價、早鳥優惠,整合第三方金流(信用卡、轉帳)。

快速報到:APP QR Code、電子票卡、身分證刷卡皆可完成。
多功能核銷:便當、禮品、學分全程紀錄,避免重複領取。
動態座位安排:與會者完成報到後,即可自動對應平面座位圖。

數據優勢

平均報到流程:25 秒 / 人
可支援 3000 人以上同時進行報到
現場櫃台人力需求減少 30%,大會平均節省大量人力支出

案例試算:報到系統節省人力與成本

以 3000 人以上的大型會議為例:
傳統人工報到通常需要 6–8 個櫃台、10–12 名工作人員,若會期為兩天,人力成本往往落在數萬元以上。

採用漢品自助報到系統後,櫃台可縮減為 3–4 個,人員僅需 5–6 名,現場人力支出平均可降低一半。

換算下來,每場活動約能節省 2–5 萬元的人力成本
若主辦單位一年承辦多場 3000 人以上的會議或研討會,累計可省下 數十萬元,同時大幅提升報到效率與參與體驗。

應用情境

醫學研討會:快速報到 + 學分簽到
企業年會:貴賓專屬動線 + 禮品核銷
展覽活動:廠商 QR Code 集點 + 贊助商廣告曝光

活動宣傳 + 報名網站:品牌形象與效率並重

網站必備功能

首頁主視覺:呈現品牌形象與活動主題,提升第一印象
活動議程介紹:讓與會者快速掌握活動亮點
線上報名系統:整合身份別與金流,減少人工作業
贊助商曝光:網站 Banner、電子票卡廣告位,提高贊助價值
FAQ 區塊:利於 AI 搜尋擷取,降低客服回覆壓力

SEO 與 AI 佈局技巧

採用 H1 / H2 / H3 結構化標題,利於搜尋引擎理解文章內容
每個網站單頁建議 500–800 字以上,避免單薄頁面
核心關鍵字自然融入:報到系統、活動報名網站、會議解決方案
圖片皆加上 Alt Text 與說明文字,利於搜尋與 AI 解析

成功案例分享

醫學年會:活動網站上線後,線上報名人數提升 20%,現場排隊人潮顯著減少。
商業公會尾牙:網站整合贊助商曝光,每個贊助桌次皆獲得專屬廣告版位,提升合作參與意願。

設備租賃:靈活、經濟、安全

可租用設備

筆記型電腦(含會議專用軟體)
21 吋觸控螢幕(搭配報到系統)
標籤印表機、刷卡機
攝影與導播系統、收音設備

租賃模式

短租:單場活動使用,快速配置
長租:年度合約,含維護與現場支援
押金制度:保障設備安全,降低租用風險

實際效益

避免一次性大額採購,讓預算更靈活
現場如需臨時加開櫃台 → 可立即調度筆電與印表機
設備重複使用,符合 ESG 永續理念,減少電子廢棄物

三大服務整合的經濟效益

漢品資訊的三大核心服務,形成完整的閉環解決方案:
活動網站 → 集中資訊、提升宣傳與報名效率
報到系統 → 現場快速入場,數據即時回饋
設備租賃 → 降低成本,彈性調度
透過整合,主辦單位能在流程管理、品牌形象、成本控制上全面升級,實現真正的智慧會議。

常見問題 FAQ

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